На стройке о проблеме часто знают все, а нужный результат к сроку не появляется. Вопрос обсуждали на совещании, поручение внесли в протокол, участники обменялись письмами. Но проектировщик всё ещё ждёт исходные данные, подрядчик ждёт решение, а бригада не может начать работу.
Матрица ответственности помогает договориться, кто доводит каждую задачу до результата, кто выполняет работу, чьё участие требуется и кому передают итог. Её стоит составлять до того, как очередное согласование остановит площадку. Разберём это на условном примере подготовки бетонирования.
Сначала определяем результат
В предыдущей статье о дереве целей строительного проекта ↗ мы разобрали, как связать ежедневную работу с общей целью. Следующий шаг — определить ответственность за конкретные результаты.
Формулировка «снабжение отвечает за материал» слишком общая для производственного плана. Материал может быть заказан, но не оплачен; доставлен на объект, но не принят; принят, но оставлен у ворот, хотя нужен на пятом этаже.
Проверяемая формулировка выглядит иначе: материал нужной марки, количества и качества принят и подан в рабочую зону к согласованному времени. Теперь можно определить исполнителя, ответственного за итог и получателя, который подтвердит готовность.
Так же описывают другие результаты: актуальное проектное решение передано на площадку, замечания устранены, участок предъявлен к проверке, фронт освобождён для следующей бригады. В строке матрицы должны быть понятны результат и граница передачи между участниками.
Как устроена классическая RACI
В книге «Бережливое строительство» я рассматриваю RACI как инструмент явного распределения ролей. В классической модели используются четыре обозначения:
- R — Responsible: выполняет работу; исполнителей может быть несколько.
- A — Accountable: несёт конечную ответственность за результат; по каждой строке определяют одного такого человека.
- C — Consulted: участвует в консультации до решения, предоставляет необходимую экспертизу.
- I — Informed: получает информацию о решении, ходе работы или результате.
Эти значения соответствуют объяснению RACI в Project Management Institute ↗. Важно различать выполнение работы и ответственность за её итог. Не менее важно не путать консультацию с полномочием формально согласовать решение.
Как я использую роли ОИСУ
В моей рабочей схеме и пробном инструменте «Матрица ответственности» используются обозначения ОИСУ. В ней отдельно предусмотрена роль ответственного исполнителя.
ОИСУ разделяет ответственность за итог, выполнение, согласование и получение информации. Совмещение ОИ применяют, когда один человек и выполняет работу, и отвечает за результат.
| Обозначение | Роль | Что делает участник |
|---|---|---|
| О | Ответственный | Отвечает за итог задачи, организует взаимодействие и выносит нерешённые вопросы на нужный уровень |
| И | Исполнитель | Выполняет работу или её согласованную часть |
| ОИ | Ответственный исполнитель | Сам выполняет работу и отвечает за её результат |
| С | Согласующий | Даёт предусмотренное согласование в пределах своих полномочий |
| У | Уведомляемый | Получает информацию о решении, готовности или результате |
ОИСУ — практическая схема распределения ролей. Она не является буквальным переводом RACI: в частности, Consulted означает участника, с которым консультируются, а С в ОИСУ обозначает согласующего. Перед заполнением таблицы команда должна договориться, какое действие стоит за каждой буквой.
На один результат назначают одного О либо одного ОИ. Ответственный должен иметь доступ к информации и понятный порядок обращения к руководителю, если решение выходит за его полномочия. Таблица сама по себе не даёт права менять проект, проводить платёж или принимать чужую работу.
Пример матрицы для подготовки бетонирования
Рассмотрим условную ситуацию. К определённой дате нужно забетонировать фундаментную плиту в согласованной захватке. Арматура подготовлена, но схема рабочего шва ещё не согласована. Это пример для разбора метода, а не описание конкретного объекта.
Сначала определим производственный результат: плита забетонирована в заданных границах и сроке, с предусмотренными требованиями к качеству и подтверждением выполненных работ. Затем распределим роли с учётом договоров и реальных полномочий.
| Участник | Роль | Граница ответственности в примере |
|---|---|---|
| Начальник участка генподрядчика | О | Организует получение производственного результата и отслеживает готовность условий |
| Назначенный руководитель монолитных работ | И | Организует выполнение работ своей бригадой |
| Уполномоченный представитель проектировщика | С | Согласует относящееся к его полномочиям проектное решение |
| Уполномоченный представитель строительного контроля | С | Подтверждает результаты предусмотренной проверки в пределах своих полномочий |
| Руководитель проекта | У | Получает информацию о готовности и отклонениях; решения за пределами полномочий участка рассматривает отдельно |
Это укрупнённый пример. Проектное согласование, производственную подготовку и контрольные действия в рабочей матрице полезно выделять в отдельные строки. Строительный контроль не принимает на себя организацию производства, а начальник участка не получает права разрабатывать проектное решение вместо проектировщика.
У каждого ограничения нужен свой ответственный
Ответственность за бетонирование и ответственность за снятие конкретного ограничения относятся к разным результатам. Начальник участка собирает общую готовность, но согласованное решение, платёж и доступ техники обеспечивают люди с соответствующими полномочиями.
В нашем примере нужно отдельно зафиксировать как минимум следующие условия:
| Условие | Кто доводит его до результата | Чем подтверждают готовность |
|---|---|---|
| Исходные данные для рабочего шва | Назначенный представитель стороны, которая должна их предоставить | Проектировщик подтвердил достаточность полученного комплекта |
| Решение по рабочему шву | Назначенный ответственный проектировщик | Актуальное согласованное решение передано на площадку и получено исполнителем |
| Проверка арматуры и закладных | Назначенный участник контрольной процедуры | Проверка выполнена, замечания закрыты, предусмотренные документы оформлены |
| Поставка бетона | Назначенный сотрудник снабжения | Подтверждены нужный состав, объём и время поставки |
| Насос и подъезд | Назначенный ответственный за организацию работы техники | Техника подтверждена, место установки и подъезд доступны |
В реальной таблице вместо обобщённых ролей указывают фамилии, сроки и получателей результата. При необходимости добавляют другие условия: оплату, лабораторный контроль, доступы, предшествующие работы. Приведённый перечень не заменяет технологическую подготовку и обязательные проверки.
По каждому условию нужны ответственный, срок и подтверждение. Общую готовность проверяют после получения результатов, а не после рассылки поручений.
Такой порядок согласуется с реестром ограничений Last Planner System ↗: для открытого ограничения фиксируют человека, принявшего обязательство его снять, и согласованную дату. Связь с недельным планом подробнее разобрана в статье о готовности работ ↗.
Как проверить матрицу на рабочей встрече
Начните с одного процесса, в котором регулярно возникают задержки. Например, с согласования изменения, передачи фронта или подготовки ближайшего бетонирования. Участники должны проверить не только буквы в таблице, но и реальные договорённости.
- Понятен ли результат? Укажите объём, место, срок и критерий готовности. Слова «содействовать» или «контролировать» сами по себе не описывают принимаемый итог.
- Назначен ли один О или ОИ? Убедитесь, что человек принимает эту роль и понимает границу своей ответственности.
- Достаточно ли полномочий? Определите, какие решения он принимает сам и к кому обращается при задержке, конфликте или нехватке ресурса.
- Понятна ли передача? Назовите получателя, нужный документ или результат и способ подтверждения приёмки. «Письмо отправлено» ещё не означает, что площадка получила пригодное решение.
- Закрыты ли ограничения? У каждого открытого условия должны быть собственный ответственный, согласованный срок и проверяемое подтверждение.
После изменения состава команды, технологии или границ работ матрицу нужно обновлять. Если согласование каждой строки замыкается на одном руководителе, проверьте его загрузку и распределение полномочий. Дополнительные напоминания не устранят такую причину задержек.
С чего начать на своём объекте
Попробовать инструмент
Чат-бот «Стройка без потерь»: @StroykaBezPoterToolsBot ↗.
Как использовать
В боте откройте «Матрица ответственности» и через меню «•••» задайте объект и название матрицы. Добавьте участников, задачу, ожидаемый результат и срок. Согласуйте ОИСУ с участниками: ровно один О или ОИ и хотя бы один И или ОИ. Для каждого ограничения отдельно укажите результат снятия, срок, статус и роли ОИСУ: его ответственный может отличаться от ответственного за задачу.
Пробный инструмент помогает проверить подход на своей задаче; полномочия и порядок взаимодействия определяет команда.
Если вопросы регулярно зависают между заказчиком, проектировщиком и подрядчиками, можно оставить заявку на разбор ситуации ↗. На бесплатном знакомстве обсудим задачу и определим, нужна ли отдельная платная диагностика управления. Её объём и стоимость согласуем заранее. По результатам диагностики можно определить изменения в распределении ответственности и порядок их внедрения.
Рабочая матрица связывает результат с конкретным человеком, его полномочиями и понятной передачей следующему участнику. Тогда незакрытое условие видно заранее, пока у команды ещё есть время повлиять на ход работ.